Ở các nước phát triển, AI giờ đã là "best friend" của bộ máy hành chính rồi nha các bạn! Estonia - xứ sở được gọi là "quốc gia số" của châu Âu - đang dùng AI để phân tích cả núi ý kiến từ dân, tự động xử lý thủ tục đơn giản và làm việc tháng trời giờ chỉ còn vài giây thôi là xong!
Còn bên Anh thì sao? Bộ Nội vụ họ có luôn hệ thống AI tên Humphrey - một "chiến thần" có thể đọc, phân loại và tóm tắt hàng trăm nghìn ý kiến góp ý trong các cuộc tham vấn chính sách. Theo The Guardian (2023) thì Humphrey giúp tiết kiệm "hàng chục nghìn ngày công xử lý văn bản mỗi năm" đấy, vừa nhận diện được xu hướng dư luận, vừa rút ra kết luận trọng tâm và tổng hợp báo cáo thay cho việc ngồi làm thủ công tốn thời gian vô ích. Không những thế, tốc độ phản hồi chính sách còn tăng lên gấp 5 lần luôn!
Nhờ áp dụng công cụ này, người ta vừa tiết kiệm được hàng chục nghìn ngày công mỗi năm, vừa đảm bảo quá trình phản hồi chính sách diễn ra nhanh hơn, khách quan và minh bạch hơn hẳn. Những case study này cho thấy AI có thể tạo ra bước nhảy vọt về tốc độ, độ chính xác và tính minh bạch cho lĩnh vực hành chính công nói chung nha!
Và guess what? Việt Nam mình cũng có luôn rồi đó! VNPT iKNOW được thiết kế dành riêng cho cán bộ công chức Việt Nam, đặc biệt là theo mô hình chính quyền hai cấp. Đây là nền tảng quản trị tri thức thông minh, cho phép tổ chức, lưu trữ, tra cứu, so sánh và tổng hợp thông tin, tài liệu nhanh hơn gấp nhiều lần thông qua thao tác hỏi đáp với trợ lý AI, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất max ping luôn!
iKNOW đã được triển khai thử nghiệm tại hơn 20 tỉnh, thành phố rồi đấy. Nhiều địa phương ghi nhận thời gian xử lý công việc giảm tới 80% (yes, you read that right!), hiệu suất làm việc tăng chóng mặt, và cán bộ mới có thể tự học quy trình nhanh hơn trước rất nhiều.
Chính quyền hai cấp đã mở ra một bước tiến quan trọng, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn hẳn! Nhiều thủ tục vốn phải qua nhiều tầng nấc giờ được giải quyết ngay tại xã luôn. Thời gian chờ đợi giảm, chi phí đi lại tiết kiệm, và mối quan hệ giữa chính quyền - công dân trực tiếp, gần gũi hơn hẳn.
Nhưng mà... bộ máy tinh gọn lại đồng nghĩa một xã, phường sau sáp nhập có thể quản lý dân số gấp rưỡi hoặc gấp đôi trước đây đó. Số lượng hồ sơ tiếp nhận hàng ngày tăng mạnh, từ các thủ tục hộ tịch, đất đai, xây dựng, cho đến đầu tư công, môi trường, an sinh xã hội. Mỗi cán bộ phải xử lý nhiều loại việc hơn, ở nhiều lĩnh vực hơn. Nếu vẫn giữ cách làm việc cũ, nặng thủ công, bộ máy dễ rơi vào tình trạng "nghẽn" cực kỳ!
Thực tế tại nhiều địa phương cho thấy, việc tra cứu, xử lý công việc vẫn theo cách thủ công truyền thống thời "ơ kìa". Cán bộ thường phải tìm trong hàng trăm tệp văn bản rải rác ở nhiều thư mục, nhiều định dạng khác nhau. Ngay cả khi đã số hóa, việc tìm đúng văn bản vẫn khó khăn nếu không nhớ chính xác số hiệu hay tiêu đề. Cán bộ mới nhận công tác thường mất nhiều tháng để làm quen với hệ thống tài liệu và quy trình - tưởng tượng xem!
Vấn đề không chỉ nằm ở khối lượng đâu nha. Quy định pháp luật thay đổi liên tục, mỗi năm có hàng trăm văn bản mới được ban hành hoặc sửa đổi. Để xử lý một hồ sơ đúng và đủ, cán bộ phải cập nhật thường xuyên và chính xác từng điều khoản.
Đồng thời, khi tổng hợp báo cáo, cán bộ phải thu thập dữ liệu từ nhiều phòng ban, sao chép và đối chiếu từng biểu mẫu, rồi ghép lại thủ công, mất thêm nhiều giờ chỉnh sửa cho "xinh". Việc tổng hợp số liệu, vốn nhằm hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định, lại trở thành một vòng lặp tốn thời gian vô đối.
Từ thực tế này, nhu cầu đổi mới phương thức làm việc và các công cụ công nghệ hỗ trợ trở thành cấp bách vô cùng! Công chức không chỉ cần một phần mềm tra cứu văn bản đơn thuần, mà cần một "trợ thủ" có thể "hiểu" nhu cầu, "hiểu" quy trình, tối ưu cho dữ liệu, ngôn ngữ và quy trình đặc thù của Việt Nam. Xuất phát từ thực tiễn đó, đội ngũ kỹ sư của VNPT AI đã phát triển VNPT iKNOW - trợ lý AI hiểu nghiệp vụ hành chính, có thể "đọc – hiểu – trả lời – trích dẫn" bằng ngôn ngữ tự nhiên, giúp cán bố tìm đúng thông tin, đúng quy định, đúng thời điểm. Xịn xò chưa!
Bài toán đặt ra cho iKNOW không chỉ là tự động hóa các nghiệp vụ hành chính, mà còn phải đảm bảo mọi thao tác được thực hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên, để bất kỳ cán bộ nào cũng có thể sử dụng mà không cần kỹ năng công nghệ. Toàn bộ hệ thống phải vận hành trên nền tảng AI "Make in Vietnam", vừa bảo mật tuyệt đối dữ liệu, vừa hiểu sâu bối cảnh văn hóa, pháp luật, lịch sử và địa lý Việt Nam – với chi phí triển khai hợp lý, đủ khả năng phổ cập rộng rãi đến mọi cơ quan, tổ chức trong nước. Proud to be Vietnamese!
Theo đó, VNPT iKNOW được thiết kế như trợ lý hỗ trợ tổng hợp, tra cứu thông tin, có khả năng hiểu ngữ nghĩa, tổ chức và tổng hợp dữ liệu đáp ứng mô hình vận hành của hành chính Việt Nam. Chỉ với một câu hỏi, cán bộ có thể lựa chọn phạm vi dữ liệu cần truy vấn; hệ thống sẽ tự động rà quét toàn bộ kho tài liệu lên tới hàng nghìn văn bản, trích xuất nội dung liên quan và tổng hợp thành câu trả lời hoặc bản tóm tắt có trích dẫn rõ ràng. Những công việc vốn mất hàng giờ như thống kê quyết định, so sánh văn bản giữa các năm, hay tổng hợp quy trình, nay được hoàn tất trong vài phút thôi. Tốc độ như "Flash" luôn á!
Đồng thời, iKNOW cũng sắp xếp kho tri thức theo cấu trúc, phù hợp với mô hình quản lý hành chính của Việt Nam. Mỗi cơ quan, đơn vị có thể tổ chức tài liệu theo cấp, lĩnh vực và vai trò, với cấu trúc rõ ràng: Tổ chức, Kho tài liệu, Tài liệu, Trang nội dung.
Theo đó, cơ chế phân quyền theo vai trò (Role-Based Access Control) đảm bảo nguyên tắc "đúng người – đúng dữ liệu – đúng nhiệm vụ". Các cán bộ chỉ thấy và sử dụng những tài liệu trong phạm vi công việc, tránh rò rỉ thông tin mật hoặc chồng chéo trách nhiệm.
Từ đó, khi cần tìm kiếm lại văn bản, cán bộ chỉ cần điền từ khóa liên quan, mà không cần nhớ chính xác tên hay số hiệu của văn bản. Khi đó, iKNOW sẽ quét toàn bộ nội dung văn bản để tìm đúng đoạn có thông tin cần. Ví dụ nè, nếu nhập câu hỏi "chuyển đổi số ngành y tế 2025-2030", hệ thống sẽ phản hồi các văn bản có tiêu đề hoặc nội dung liên quan ngay lập tức!
Nguồn: genk.vn