BongXanhNgoan
New member
Trong tiếng Nhật, Kaizen nghĩa là "sự thay đổi tốt" đó nha!
Hồi sau Thế chiến II, các sếp Mỹ bay sang thăm nhà máy Toyota ở Nhật để xem họ sản xuất ô tô nhiều đến mức nào trong thời gian ngắn. Và boom họ phát hiện ra một triết lý cực kỳ nhân văn - thứ vừa thúc đẩy innovation vừa khuyến khích công nhân tự cải tiến quy trình, thủ tục và chính bản thân mình để ngày càng tốt hơn.
Thay vì "ném đá" nhân viên khi họ mắc lỗi, Toyota lại khuyến khích công nhân dừng sản xuất một lúc để fix bug hoặc suggest với sếp cách giảm lãng phí thời gian và tăng hiệu suất. Kết quả là nhà máy Toyota ít lỗi tốn tiền hơn và hưởng lợi từ những cải tiến liên tục.
Triết lý đó chính là Kaizen! Các ông sếp Mỹ về nghiên cứu sâu hơn và tạo nên cuộc cách mạng trong nhiều ngành từ healthcare đến phát triển phần mềm luôn.
Nói cho dễ hiểu thì Kaizen dựa trên niềm tin rằng: cải thiện liên tục từng chút từng chút một sẽ tạo ra sự thay đổi lớn theo thời gian. Khi team áp dụng Kaizen, họ tránh được những biến động, bất ổn và sai lầm thường đi kèm với đổi mới.
Mặc dù Kaizen thường được dùng cho quy trình công nghiệp như chuỗi cung ứng, logistics, nhưng nó cũng xịn sò lắm cho việc tăng năng suất cá nhân và thói quen làm việc đấy!
Triết lý này như một liều thuốc giải độc cho mọi người khi trưởng thành hoặc về nhà sau một ngày làm việc mệt mỏi. Kaizen không nói đến hustle culture hay làm việc nhiều hơn, mà nó nói về sự điều chỉnh hợp lý, chấp nhận thất bại và áp dụng bài học để làm việc tốt hơn thôi.
## Nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kaizen
Kaizen là phương pháp cải thiện hiệu quả công việc, sự hài lòng và giảm lãng phí thời gian. Các nguyên lý cốt lõi bao gồm:
- Chuẩn hóa quy trình sao cho có thể lặp lại và có tổ chức
- Focus vào đo lường và đánh giá tiến độ bằng data
- So sánh kết quả với yêu cầu của bạn (bạn đã thực hiện đúng lời hứa chưa?)
- Đổi mới để đạt kết quả tương tự
- Ứng phó với thay đổi hoàn cảnh và phát triển phương pháp theo thời gian
Vì Kaizen là triết lý chứ không phải hệ thống cứng nhắc, nên nó linh hoạt và thích ứng với phong cách làm việc, sở thích và tính cách của mọi người. Flexible lắm luôn!
## Ba cách áp dụng triết lý Kaizen ở cấp độ cá nhân
Triết lý Kaizen nghe có vẻ hơi nặng về lý thuyết, nhưng đừng lo vì con người vốn dĩ rất thích tìm kiếm sự cải tiến, nghĩa là hầu hết các nguyên tắc này áp dụng bằng trực giác được mà!
Dưới đây là 3 cách bạn có thể bắt đầu áp dụng Kaizen vào cuộc sống và công việc ngay bây giờ luôn nè.
Cho dù bạn đang cố làm việc hiệu quả hơn ở văn phòng bằng cách giảm gián đoạn, hay cố hoàn thành dự án sáng tạo như viết một cuốn sách, những tip này sẽ giúp bạn dần dần đạt được mục tiêu đó!
### 1. Xác định nơi lãng phí thời gian và năng lượng của bạn
Một trong những nguyên tắc cốt lõi của Kaizen là giảm thiểu sự lãng phí và nó xuất hiện nhiều hơn bạn nghĩ đấy. Chìa khóa để unlock năng suất cao hơn là "làm ít đi, không nhiều hơn".
Nếu bạn không bao giờ tìm được thời gian dành cho các dự án quan trọng, có thể bạn đang lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không thực sự cần thiết. Hãy list ra những việc bạn cần ngừng làm!
Chúng ta thường không nhận ra những khoảng thời gian bị "leak" từng ngày, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách check lại lịch làm việc/học tập của bạn.
Tiếp theo, theo dõi mọi task bạn đang làm và thời gian liên quan trong vài tuần.
Khi có data này trong tay, hãy đánh giá xem mỗi task có thực sự cần thiết hay bạn chỉ hoạt động theo chế độ "tự động pilot".
Nếu bạn xác định một nhiệm vụ là quan trọng, làm sao để thực hiện nó tốt hơn hoặc nhanh hơn?
Với một số leader, họ có thể tự giải phóng mình khỏi những cuộc họp vô nghĩa, những cuộc họp không thực sự cần sự hiện diện của họ.
### 2. Để có năng suất cao hơn, yêu cầu bản thân thực hiện từng bước nhỏ mỗi ngày
Điều quan trọng trong việc cải thiện performance là bắt đầu với những thay đổi nhỏ. Thường thì bản năng của chúng ta là nghĩ đến những chuyện to tát.
Chúng ta dần thiếu kiên nhẫn và muốn thấy ngay kết quả trong thời gian ngắn, nếu không phải sáng hôm sau thì cũng là một tuần hoặc một tháng.
Nhưng theo triết lý Kaizen, thay đổi từ từ, dần dần, từ những thứ nhỏ nhất, sẽ khiến cuộc sống của bạn ngày càng trở nên hấp dẫn và cải thiện hơn, mặc dù điều này cần đến sự kiên nhẫn rất lớn nha!
Ví dụ, bạn đang cố tăng năng suất tại nơi làm việc để không phải làm trong giờ nghỉ trưa, hãy nghĩ về những thay đổi tối thiểu có thể giúp bạn hoàn thành mục tiêu này.
Có thể bạn sẽ đến nơi làm việc sớm hơn 15 phút mỗi sáng để không phải rush, hoặc đặt alarm trên điện thoại để nhắc bạn nghỉ ngơi đúng giờ.
Thiếu thời gian nghỉ ngơi cũng sẽ giảm khả năng "cày cuốc" và khiến bạn bỏ qua "cái bụng đói" của mình đó.
Nếu những phương pháp bạn đặt ra không tạo sự khác biệt, hãy tiếp tục thử phương pháp khác. Và nếu nó có tác dụng, hãy tiếp tục tinh chỉnh thói quen từng chút một mỗi ngày!
### 3. Dành thời gian review những gì đang hoạt động và sự cải thiện
Khi bận rộn, chúng ta không dành thời gian để đánh giá những việc mình đang làm.
Nhưng nếu áp dụng Kaizen, bạn cần suy nghĩ về cách mọi thứ đang hoạt động, đặc biệt là khi bạn cảm nhận được một điểm ma sát.
Giống như ví dụ ở đầu bài, nhân viên Toyota sẽ dừng dây chuyền sản xuất, tạm ngừng và ghi lại những điểm khiến năng suất cá nhân gặp khó khăn hoặc họ cảm thấy bực mình, thất vọng và mất focus.
Những phản ứng đó là tín hiệu sự cố trong hệ thống cần được fix, nhưng quan trọng hơn là cơ hội để thực hành tự kiểm soát và slow down quá trình.
Bạn có thể thực hiện đánh giá chính thức một giờ hàng tuần vào tối Chủ nhật để ưu tiên sự tập trung vào các dự án trong tuần tới.
Điều quan trọng là đạt được balance giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng cách tích hợp cả trải nghiệm tích cực và tiêu cực. Hãy thử đánh giá như sau:
- Hiệu suất cao nhất bạn đạt được trong ngày?
- Hiệu suất thấp nhất bạn đạt được trong ngày?
- Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
- Bạn cảm thấy tự hào về điều gì trong ngày hôm nay/tuần này?
- Bạn đã học được gì?
## Kết quả của việc sử dụng triết lý Kaizen
Kaizen là lựa chọn thay thế cho cảm giác thất bại mà chúng ta trải qua sau khi đặt ra những mục tiêu quá tham vọng và phải bỏ cuộc trong vài tuần sau đó.
Nguồn: soha.vn