Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là "sự thay đổi tốt" đó các bạn ơi!
Sau Thế chiến II, các sếp Mỹ đã bay sang Nhật thăm nhà máy Toyota để xem sao họ sản xuất xe nhiều thế Và guess what? Họ phát hiện ra một triết lý "xịn xò" giúp công nhân không chỉ làm việc hiệu quả mà còn được động viên thay đổi chính bản thân để ngày càng giỏi hơn.
Thay vì phạt nhân viên khi có lỗi (kiểu toxic workplace), Toyota khuyến khích công nhân dừng sản xuất để fix bug hoặc suggest với sếp cách làm việc hiệu quả hơn, bớt lãng phí thời gian. Kết quả? Nhà máy Toyota ít lỗi hơn và cải tiến liên tục luôn!
Triết lý đó chính là Kaizen. Các ông sếp Mỹ nghiên cứu thêm và tạo ra cả một cuộc cách mạng công nghiệp, từ y tế đến phát triển phần mềm luôn á.
Nói cho dễ hiểu thì Kaizen tin rằng: cải tiến từ từ, nhất quán sẽ tạo ra thay đổi lớn theo thời gian. Khi áp dụng Kaizen, bạn tránh được những cú sốc, bất ổn và sai lầm thường đi kèm với đổi mới đột ngột.
Trong tiếng Nhật, Kaizen nghĩa là "sự thay đổi tốt". Tuy thường được dùng trong công nghiệp như chuỗi cung ứng, nhưng nó cũng hữu ích lắm cho việc tăng năng suất cá nhân đó nha! Triết lý này như liều "thuốc giải độc" khi bạn trưởng thành hoặc về nhà sau ngày làm việc mệt mỏi. Kaizen không phải về việc hustle hay làm nhiều hơn đâu, mà là về việc điều chỉnh hợp lý, accept thất bại và rút kinh nghiệm để làm tốt hơn thôi
Kaizen giúp cải thiện hiệu quả công việc, sự hài lòng và giảm lãng phí thời gian. Các nguyên lý cốt lõi bao gồm:
• Chuẩn hóa quy trình để có thể lặp lại và organized
• Focus vào đo lường, đánh giá tiến độ bằng data
• So sánh kết quả với mục tiêu của bạn (bạn đã giữ lời hứa chưa?)
• Đổi mới để đạt kết quả tương tự
• Ứng phó với thay đổi và phát triển phương pháp theo thời gian
Vì Kaizen là triết lý chứ không phải hệ thống cứng nhắc, nên nó flexible và thích ứng với phong cách làm việc, sở thích của từng người nha!
Triết lý Kaizen nghe có vẻ "hàn lâm" nhưng đừng lo, con người vốn dĩ đã thích cải thiện rồi, nên hầu hết nguyên tắc này áp dụng bằng trực giác được á
Dưới đây là 3 cách bạn có thể bắt đầu thực hiện Kaizen ngay bây giờ luôn! Dù bạn đang cố làm việc hiệu quả hơn ở văn phòng hay hoàn thành dự án sáng tạo như viết sách, những tips này sẽ giúp bạn dần đạt được mục tiêu đó!
1. Xác định nơi bạn đang lãng phí thời gian và năng lượng
Một nguyên tắc cốt lõi của Kaizen là minimize sự lãng phí - nó xuất hiện nhiều hơn bạn nghĩ đấy! Chìa khóa để mở khóa năng suất cao hơn là "làm ít đi, không nhiều hơn" nha.
Nếu bạn không bao giờ tìm được thời gian cho những dự án quan trọng, có thể bạn đang lãng phí thời gian cho những việc... không cần thiết lắm Hãy list ra những việc cần ngừng làm! Chúng ta thường không nhận ra thời gian đang "rò rỉ" từng ngày, nên hãy bắt đầu bằng cách check lại lịch làm việc/học tập.
Tiếp theo, theo dõi mọi task bạn làm và thời gian trong vài tuần. Khi có data rồi, đánh giá xem mỗi task có thực sự cần thiết hay bạn chỉ đang ở chế độ "auto pilot". Nếu task đó quan trọng, làm sao để làm tốt hơn hoặc nhanh hơn? Với một số leader, họ có thể tự "giải thoát" khỏi những cuộc họp vô bổ mà không thực sự cần họ đâu.
2. Để có năng suất cao hơn, yêu cầu bản thân thực hiện từng bước nhỏ mỗi ngày
Điều quan trọng trong việc cải thiện performance là bắt đầu với những thay đổi nhỏ. Thường thì bản năng của ta là nghĩ đến những chuyện lớn lao. Ta dần thiếu kiên nhẫn và muốn thấy kết quả nhanh - nếu không phải sáng mai thì cũng một tuần hoặc một tháng. Nhưng theo triết lý Kaizen, thay đổi từ từ, từ những thứ nhỏ nhất, sẽ khiến cuộc sống ngày càng cải thiện hơn, dù cần kiên nhẫn rất lớn đó các bạn ơi!
Ví dụ, bạn đang cố tăng năng suất ở chỗ làm để không phải làm trong giờ nghỉ trưa, hãy nghĩ về những thay đổi tối thiểu có thể giúp bạn. Có thể đến sớm hơn 15 phút mỗi sáng để khỏi vội vã, hoặc đặt alarm nhắc nghỉ ngơi đúng giờ. Thiếu thời gian nghỉ cũng sẽ giảm khả năng "cày cuốc" và khiến bạn bỏ qua "cái bụng đói" đó.
Nếu phương pháp bạn đặt ra không có sự khác biệt, hãy tiếp tục thử cái khác. Còn nếu nó tạo ra sự khác biệt rồi, hãy tiếp tục tinh chỉnh thói quen, từng chút một mỗi ngày nha!
3. Dành thời gian xem lại những gì đang hoạt động và cải thiện
Khi bận rộn, chúng ta không dành thời gian để đánh giá những việc mình đang làm. Nhưng nếu áp dụng Kaizen, bạn cần suy nghĩ về cách mọi thứ đang hoạt động, đặc biệt khi bạn cảm thấy "vướng víu" gì đó.
Giống như ví dụ đầu bài, nhân viên Toyota sẽ dừng dây chuyền sản xuất, pause lại và ghi lại những điểm khiến năng suất gặp khó khăn hoặc họ cảm thấy bực mình, frustrated và mất focus. Những phản ứng đó báo hiệu bug trong hệ thống cần fix, quan trọng hơn là cơ hội để thực hành tự kiểm soát và slow down quá trình.
Bạn có thể thực hiện đánh giá chính thức một giờ hàng tuần vào tối Chủ nhật để ưu tiên focus vào các dự án tuần tới. Điều quan trọng là đạt được balance giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng cách tích hợp cả trải nghiệm tích cực và tiêu cực. Hãy thử đánh giá như sau:
• Hiệu suất cao nhất bạn đạt được trong ngày?
• Hiệu suất thấp nhất bạn đạt được trong ngày?
• Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
• Bạn cảm thấy tự hào về điều gì trong ngày hôm nay/tuần này?
• Bạn đã học được gì?
Nguồn: kenh14.vn