Bạn đang loay hoay với cả tá công việc trong dự án mà không biết bắt đầu từ đâu? Việc theo dõi tiến độ các task khiến bạn muốn "xỉu up xỉu down"? Chill thôi, sơ đồ Gantt sẽ là "cứu tinh" giúp bạn nhìn thấy toàn bộ dự án một cách rõ ràng nhất! Cùng Sanze khám phá và học cách lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án thật pro trong bài viết này nhé!
1. Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (hay Gantt Chart) là một công cụ trực quan "xịn xò" giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ, sự kiện theo timeline, được sử dụng cực kỳ phổ biến trong quản lý dự án và lập kế hoạch công việc. Gantt Chart có 2 trục chính: trục tung liệt kê danh sách công việc, trục hoành thể hiện mốc thời gian dự kiến hoàn thành mỗi công việc đó.
Nhờ cách trình bày dữ liệu đơn giản, clear và dễ hình dung tổng thể dự án, Gantt Chart đã trở thành phương pháp "hot hit" được nhiều nhà quản lý và doanh nghiệp tin dùng để lập kế hoạch, phân bổ thời gian và quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
2. 4 bước tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
2.1. Lập danh sách công việc cần thực hiện
Bước đầu tiên là list ra tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Các công việc này bạn có thể chia thành công việc chính và công việc con để structure rõ ràng hơn nha.
Khi đã có danh sách nhiệm vụ đầy đủ rồi, hãy lên kế hoạch thực hiện chi tiết, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến của các công việc ứng với từng giai đoạn của dự án. Khi đặt deadline, nhà quản trị cần cân nhắc năng lực thực tế của các thành viên trong team, tốt nhất là trao đổi trực tiếp với nhau để tránh việc dồn ép công việc quá căng thẳng nhé!
2.2. Xác định mối quan hệ giữa các đầu việc
Biểu đồ Gantt có một điểm "xịn sò" là thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ cực kỳ rõ ràng. Với Gantt Chart, nhà quản lý có thể "bắt thóp" ngay mối liên kết giữa các công việc, giúp xác định chính xác đâu là những công việc tiền đề cần hoàn thành trước khi bắt đầu công việc kế tiếp, tạo nên chuỗi công việc tuần tự. Hoặc đâu là các công việc có thể làm song song cùng lúc để tối ưu tài nguyên và rút ngắn thời gian hoàn thành dự án.
Các mối quan hệ phổ biến trong sơ đồ Gantt bao gồm:
FS (Finish to Start): Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A hoàn thành.
SS (Start to Start): Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A bắt đầu.
FF (Finish to Finish): Công việc B chỉ có thể hoàn thành khi công việc A hoàn thành.
Ngoài ra còn có mối liên kết SF (Start to Finish) – Công việc B chỉ có thể hoàn thành khi công việc A bắt đầu nhưng khá hiếm gặp trong quá trình thực thi dự án.
2.3. Biểu diễn sơ đồ Gantt Chart
Dữ liệu đã ready, bước tiếp theo là vẽ sơ đồ Gantt Chart thôi! Bạn có thể chọn cách truyền thống như vẽ tay trên giấy, hiện đại hơn với Excel và Canva, hoặc sử dụng công cụ vẽ biểu đồ Gantt Chart online hay các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp có tích hợp tính năng Gantt Chart như Sanze.
2.4. Cập nhật và theo dõi tiến độ dự án
Gantt Chart là thước đo trực quan cho thấy tiến độ thực tế của dự án so với kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thường sẽ có những "plot twist" không lường trước như công việc A bị delay hoặc khách hàng yêu cầu thêm/đổi requirement, có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.
Để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng, việc thường xuyên theo dõi tiến độ và cập nhật tình hình thực tế vào Gantt Chart là must-have. Điều này giúp bạn "catch" nhanh các vấn đề, phát hiện sớm để đưa ra biện pháp khắc phục linh hoạt, kịp thời và thông báo cho toàn bộ team về những thay đổi mới nhất.
3. Cách tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án với phần mềm Sanze
Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án tích hợp Gantt Chart như Sanze mang lại nhiều lợi ích "xịn xò":
Tính năng đa dạng: Ngoài sơ đồ Gantt, phần mềm còn cung cấp nhiều tính năng khác như lập kế hoạch, theo dõi trực quan với bảng Kanban, báo cáo tự động và chi tiết tại dashboard, quản lý tài nguyên, theo dõi thời gian, quản lý rủi ro dự án,…
Phân quyền, cộng tác dễ dàng: Cho phép phân dự án theo phòng ban, team để cùng thực hiện và từng công việc nhỏ theo người đảm nhận, giúp quản lý tốt hơn, tăng cường sự phối hợp và giao tiếp trong team.
Lưu trữ dữ liệu trên Cloud: Mọi tài liệu làm việc upload lên sẽ được lưu trữ trên Cloud để tăng không gian quản lý thông tin, dữ liệu hiệu quả.
Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện cùng tốc độ load siêu nhanh, giúp người dùng dễ dàng làm quen, sử dụng phần mềm trơn tru.
Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa vẽ biểu đồ Gantt Chart, cập nhật báo cáo hiệu suất hàng ngày giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức max.
Tính năng cùng chỉnh sửa file PDF: Đây là tính năng "đỉnh của chóp" của phần mềm quản lý dự án Sanze, hiếm thấy ở các phần mềm hiện nay. Nó có khả năng phân quyền cùng chỉnh sửa như Canva, Google Drive cho các tài liệu PDF, đặc biệt hữu ích với các công ty về thiết kế, kiến trúc trong việc quản lý bản vẽ dự án, giúp tiết kiệm thời gian trao đổi, tránh việc sửa đi sửa lại nhiều lần, gửi nhiều file khác nhau cùng các rủi ro về an toàn, bảo mật thông tin.
Nguồn: tinhte.vn