Chắc nhiều bạn làm kế toán hay kinh doanh cũng từng gặp tình huống "khó đỡ" này rồi phải không: khách hàng bảo đã gửi hoá đơn điện tử rồi, mình lục tung hòm thư inbox mà không thấy đâu, cuối cùng phát hiện nó... nằm ngon lành trong thùng rác (Spam/Junk)
Vậy tại sao lại có hiện tượng "bí ẩn" này? Thực ra đây là do hệ thống bảo mật email tự động "hiểu lầm" và phân loại nhầm thôi các bạn ơi!
Các email chứa hoá đơn điện tử thường có file đính kèm (XML, PDF...), đến từ địa chỉ lạ, hoặc có định dạng khác thường. Hệ thống lọc spam của Gmail, Outlook hay các nền tảng email khác sẽ tự động "nghi ngờ" và cho vào thùng rác để... phòng bệnh hơn chữa bệnh ️
Một số nguyên nhân cụ thể:
• File đính kèm bị hệ thống "soi" kỹ hơn vì sợ virus/malware
• Tên miền gửi mail chưa được xác thực đầy đủ (thiếu SPF, DKIM, DMARC...)
• Nội dung email có từ ngữ nhạy cảm hoặc cấu trúc giống mail quảng cáo
• Người gửi chưa có trong danh sách liên hệ của bạn
Tips để "cứu" hoá đơn khỏi thùng rác:
Thêm địa chỉ email khách hàng/nhà cung cấp vào danh bạ/whitelist
Thường xuyên check cả thùng spam, đừng bỏ sót
Cài đặt bộ lọc (filter) riêng cho email có từ khoá "hoá đơn", "invoice"...
Liên hệ IT để cấu hình mail server cho phép nhận email từ các hệ thống hoá đơn điện tử
Dặn khách hàng gửi kèm tin nhắn/thông báo qua kênh khác để nhắc nhở
Nguồn: tinhte.vn
Vậy tại sao lại có hiện tượng "bí ẩn" này? Thực ra đây là do hệ thống bảo mật email tự động "hiểu lầm" và phân loại nhầm thôi các bạn ơi!
Các email chứa hoá đơn điện tử thường có file đính kèm (XML, PDF...), đến từ địa chỉ lạ, hoặc có định dạng khác thường. Hệ thống lọc spam của Gmail, Outlook hay các nền tảng email khác sẽ tự động "nghi ngờ" và cho vào thùng rác để... phòng bệnh hơn chữa bệnh ️
Một số nguyên nhân cụ thể:
• File đính kèm bị hệ thống "soi" kỹ hơn vì sợ virus/malware
• Tên miền gửi mail chưa được xác thực đầy đủ (thiếu SPF, DKIM, DMARC...)
• Nội dung email có từ ngữ nhạy cảm hoặc cấu trúc giống mail quảng cáo
• Người gửi chưa có trong danh sách liên hệ của bạn
Tips để "cứu" hoá đơn khỏi thùng rác:
Thêm địa chỉ email khách hàng/nhà cung cấp vào danh bạ/whitelist Thường xuyên check cả thùng spam, đừng bỏ sót Cài đặt bộ lọc (filter) riêng cho email có từ khoá "hoá đơn", "invoice"... Liên hệ IT để cấu hình mail server cho phép nhận email từ các hệ thống hoá đơn điện tử Dặn khách hàng gửi kèm tin nhắn/thông báo qua kênh khác để nhắc nhởNguồn: tinhte.vn