Dù các app nhắn tin ngày càng hot, email vẫn là công cụ "không thể thiếu" trong môi trường làm việc nhờ tính chuyên nghiệp và khả năng lưu trữ thông tin cực đỉnh. Tuy nhiên, xài email lâu quá cũng khiến không ít người hình thành những thói quen chưa thực sự hiệu quả, ảnh hưởng tới năng suất làm việc và có thể gặp rủi ro không đáng có luôn đó.
Dưới đây là một số lời khuyên xịn xò dành cho những bạn thường xuyên làm việc qua email nè!
Đừng dùng chung một địa chỉ email cho mọi thứ nhé!
Nhiều người có thói quen dùng chung một địa chỉ email để xử lý công việc, đăng ký mạng xã hội, shopping online, nhận thông tin khuyến mãi hay tham gia các diễn đàn. Ban đầu thì tiện thật, nhưng theo thời gian hộp thư sẽ nhanh chóng bị "nhồi nhét" bởi hàng loạt email không liên quan đến công việc.
Khi lượng thư quảng cáo và thông báo tăng lên quá trời, những email quan trọng từ khách hàng hoặc đối tác có thể bị "chìm xuống" và dễ bị bỏ sót lắm. Vì vậy, các bạn nên tách biệt email công việc với email cá nhân hoặc email dùng để đăng ký các dịch vụ trực tuyến. Thói quen này không chỉ giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình trao đổi công việc luôn nha.
Việc phân loại email từ đầu sẽ giúp hộp thư gọn gàng hơn nhiều. Tuy nhiên, chỉ quản lý tốt email thôi là chưa đủ nếu bạn chưa hình thành thói quen kiểm tra kỹ các thư nhận được mỗi ngày đâu nha.
Luôn check kỹ người gửi trước khi mở thư
Trong môi trường làm việc, việc nhận email từ khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp diễn ra thường xuyên lắm. Chính vì vậy, các đối tượng lừa đảo cũng ngày càng "sáng tạo" nhiều chiêu giả mạo email để đánh lừa người nhận.
Không ít trường hợp email được thiết kế gần giống hệt với địa chỉ của đối tác thật, chỉ khác một vài ký tự nhỏ khiến mình khó nhận ra nếu lướt qua. Khi vội vàng mở tệp đính kèm hoặc bấm vào đường link trong thư, bạn có thể vô tình làm lộ thông tin hoặc tải xuống các file không an toàn đó.
Do đó, trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, hãy dành vài giây để check kỹ địa chỉ người gửi, nội dung thư và các tệp đi kèm nhé. Đây là bước đơn giản nhưng có thể giúp tránh được nhiều rủi ro trong công việc lắm đấy.
Bên cạnh việc kiểm tra các email nhận được, một vấn đề khác cũng khiến nhiều người "đau đầu" là hộp thư ngày càng trở nên lộn xộn bởi quá nhiều thư không cần thiết.
Thường xuyên dọn dẹp hộp thư và hủy các email quảng cáo
Sau nhiều năm sử dụng, hộp thư của nhiều người có thể chứa hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email luôn. Trong số đó, phần lớn là các thông báo tự động, thư quảng cáo hoặc bản tin đã đăng ký từ rất lâu nhưng không còn giá trị sử dụng.
Việc để quá nhiều email tồn tại trong hộp thư không chỉ khiến việc tìm kiếm thông tin mất thời gian mà còn làm tăng nguy cơ bỏ sót các nội dung quan trọng. Vì vậy, bạn nên dành thời gian định kỳ để xóa những email không còn cần thiết và hủy đăng ký các bản tin không còn quan tâm nữa.
Một hộp thư gọn gàng sẽ giúp việc theo dõi tiến độ công việc và tra cứu thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đó!
Khi hộp thư đã được quản lý hiệu quả hơn, bạn cũng không nên quên rằng email hiện nay thường gắn với rất nhiều tài khoản và dịch vụ quan trọng khác nha.
Kiểm tra định kỳ thông tin khôi phục tài khoản
Đối với nhiều người, email không chỉ là công cụ làm việc mà còn là trung tâm quản lý hàng loạt tài khoản trực tuyến khác. Từ các nền tảng lưu trữ dữ liệu, phần mềm làm việc cho tới tài khoản ngân hàng điện tử, rất nhiều dịch vụ đều sử dụng email để xác thực và khôi phục quyền truy cập.
Tuy nhiên, không ít người đã sử dụng email trong nhiều năm nhưng chưa từng check lại số điện thoại hoặc địa chỉ email khôi phục. Đến khi gặp sự cố đăng nhập hoặc quên mật khẩu, việc lấy lại tài khoản có thể trở nên khó khăn hơn rất nhiều luôn.
Chính vì vậy, bạn nên định kỳ rà soát thông tin bảo mật, cập nhật số điện thoại mới nếu có thay đổi và đảm bảo rằng các phương thức khôi phục tài khoản vẫn còn hoạt động nhé.
Không chỉ là công cụ liên lạc, email hiện nay còn được nhiều người sử dụng như một nơi lưu trữ tài liệu làm việc. Tuy nhiên, đây lại là thói quen tiềm ẩn không ít rủi ro đấy.
Có thể hoàn tác email khi gửi nhầm đó nha!
Không gì "thảm" hơn là gửi đi một email và ngay lập tức phát hiện ra email có lỗi chính tả hay gửi cho nhầm người. Tuy nhiên, vẫn có cách để bạn khắc phục sai sót đó nè! Gmail có tính năng cho phép người dùng hủy lệnh gửi email trong vài giây sau khi nhấn nút gửi.
Sau khi gửi email, nút hoàn tác sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng bên trái của trang trong một khoảng thời gian ngắn. Để thay đổi thời gian hoàn tác email, bạn cần truy cập vào Cài đặt -> Xem tất cả chế độ cài đặt -> Chung -> Hủy gửi là xong.
Trong bối cảnh phần lớn hoạt động làm việc hiện nay đều gắn liền với môi trường số, email vẫn sẽ tiếp tục giữ vai trò quan trọng trong giao tiếp và quản lý công việc.
Nguồn: soha.vn
Dưới đây là một số lời khuyên xịn xò dành cho những bạn thường xuyên làm việc qua email nè!
Đừng dùng chung một địa chỉ email cho mọi thứ nhé!
Nhiều người có thói quen dùng chung một địa chỉ email để xử lý công việc, đăng ký mạng xã hội, shopping online, nhận thông tin khuyến mãi hay tham gia các diễn đàn. Ban đầu thì tiện thật, nhưng theo thời gian hộp thư sẽ nhanh chóng bị "nhồi nhét" bởi hàng loạt email không liên quan đến công việc.
Khi lượng thư quảng cáo và thông báo tăng lên quá trời, những email quan trọng từ khách hàng hoặc đối tác có thể bị "chìm xuống" và dễ bị bỏ sót lắm. Vì vậy, các bạn nên tách biệt email công việc với email cá nhân hoặc email dùng để đăng ký các dịch vụ trực tuyến. Thói quen này không chỉ giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình trao đổi công việc luôn nha.
Việc phân loại email từ đầu sẽ giúp hộp thư gọn gàng hơn nhiều. Tuy nhiên, chỉ quản lý tốt email thôi là chưa đủ nếu bạn chưa hình thành thói quen kiểm tra kỹ các thư nhận được mỗi ngày đâu nha.
Luôn check kỹ người gửi trước khi mở thư
Trong môi trường làm việc, việc nhận email từ khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp diễn ra thường xuyên lắm. Chính vì vậy, các đối tượng lừa đảo cũng ngày càng "sáng tạo" nhiều chiêu giả mạo email để đánh lừa người nhận.
Không ít trường hợp email được thiết kế gần giống hệt với địa chỉ của đối tác thật, chỉ khác một vài ký tự nhỏ khiến mình khó nhận ra nếu lướt qua. Khi vội vàng mở tệp đính kèm hoặc bấm vào đường link trong thư, bạn có thể vô tình làm lộ thông tin hoặc tải xuống các file không an toàn đó.
Do đó, trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, hãy dành vài giây để check kỹ địa chỉ người gửi, nội dung thư và các tệp đi kèm nhé. Đây là bước đơn giản nhưng có thể giúp tránh được nhiều rủi ro trong công việc lắm đấy.
Bên cạnh việc kiểm tra các email nhận được, một vấn đề khác cũng khiến nhiều người "đau đầu" là hộp thư ngày càng trở nên lộn xộn bởi quá nhiều thư không cần thiết.
Thường xuyên dọn dẹp hộp thư và hủy các email quảng cáo
Sau nhiều năm sử dụng, hộp thư của nhiều người có thể chứa hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email luôn. Trong số đó, phần lớn là các thông báo tự động, thư quảng cáo hoặc bản tin đã đăng ký từ rất lâu nhưng không còn giá trị sử dụng.
Việc để quá nhiều email tồn tại trong hộp thư không chỉ khiến việc tìm kiếm thông tin mất thời gian mà còn làm tăng nguy cơ bỏ sót các nội dung quan trọng. Vì vậy, bạn nên dành thời gian định kỳ để xóa những email không còn cần thiết và hủy đăng ký các bản tin không còn quan tâm nữa.
Một hộp thư gọn gàng sẽ giúp việc theo dõi tiến độ công việc và tra cứu thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đó!
Khi hộp thư đã được quản lý hiệu quả hơn, bạn cũng không nên quên rằng email hiện nay thường gắn với rất nhiều tài khoản và dịch vụ quan trọng khác nha.
Kiểm tra định kỳ thông tin khôi phục tài khoản
Đối với nhiều người, email không chỉ là công cụ làm việc mà còn là trung tâm quản lý hàng loạt tài khoản trực tuyến khác. Từ các nền tảng lưu trữ dữ liệu, phần mềm làm việc cho tới tài khoản ngân hàng điện tử, rất nhiều dịch vụ đều sử dụng email để xác thực và khôi phục quyền truy cập.
Tuy nhiên, không ít người đã sử dụng email trong nhiều năm nhưng chưa từng check lại số điện thoại hoặc địa chỉ email khôi phục. Đến khi gặp sự cố đăng nhập hoặc quên mật khẩu, việc lấy lại tài khoản có thể trở nên khó khăn hơn rất nhiều luôn.
Chính vì vậy, bạn nên định kỳ rà soát thông tin bảo mật, cập nhật số điện thoại mới nếu có thay đổi và đảm bảo rằng các phương thức khôi phục tài khoản vẫn còn hoạt động nhé.
Không chỉ là công cụ liên lạc, email hiện nay còn được nhiều người sử dụng như một nơi lưu trữ tài liệu làm việc. Tuy nhiên, đây lại là thói quen tiềm ẩn không ít rủi ro đấy.
Có thể hoàn tác email khi gửi nhầm đó nha!
Không gì "thảm" hơn là gửi đi một email và ngay lập tức phát hiện ra email có lỗi chính tả hay gửi cho nhầm người. Tuy nhiên, vẫn có cách để bạn khắc phục sai sót đó nè! Gmail có tính năng cho phép người dùng hủy lệnh gửi email trong vài giây sau khi nhấn nút gửi.
Sau khi gửi email, nút hoàn tác sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng bên trái của trang trong một khoảng thời gian ngắn. Để thay đổi thời gian hoàn tác email, bạn cần truy cập vào Cài đặt -> Xem tất cả chế độ cài đặt -> Chung -> Hủy gửi là xong.
Trong bối cảnh phần lớn hoạt động làm việc hiện nay đều gắn liền với môi trường số, email vẫn sẽ tiếp tục giữ vai trò quan trọng trong giao tiếp và quản lý công việc.
Nguồn: soha.vn