Viết email là skill bắt buộc phải có trong mọi công việc rồi đúng không nào? Từ lúc gửi CV xin việc, rep mail lịch phỏng vấn cho đến khi official làm việc, cách viết email nó ảnh hưởng cực lớn luôn, thậm chí còn phản ánh được phần nào tố chất của mỗi người đó.
Có cả tá những yêu cầu cơ bản cho một email chuẩn chỉnh, ví dụ như câu chữ lịch sự, xưng hô đúng mực, chữ ký rõ ràng, tiêu đề không được bỏ qua, phải biết cảm ơn... Trong đó câu chữ lễ phép là điều cực kỳ quan trọng. Nhưng mà vấn đề này lại có nhiều ý kiến khác nhau lắm. Có người nghĩ phải "dạ", "vâng", "ạ" liên tục mới gọi là lễ phép. Có người lại cho rằng quan trọng là hiểu rõ vị trí của mình và đối phương, biết mục đích email là gì để xưng hô cho hợp lý. Vậy đâu mới là chuẩn nhất?
Gần đây mình bị một đồng nghiệp "điểm mặt chỉ tên" luôn cách viết email của mình. Cụ thể là trong email gửi khách hàng, mình dùng quá nhiều từ "ạ" ở cuối câu. Email đó như thế này:
"Kính gửi công ty X...
Em là Nguyễn Thị A, nhân viên phòng hành chính pháp lý của công ty Y ạ. Hôm nay em viết mail này với mục đích gửi quý công ty bản hợp đồng giữa hai bên ạ. Bản trình bày này dựa trên thỏa thuận đôi bên hôm thứ Hai vừa rồi ạ.
Anh/chị có thể xem qua giúp em bản hợp đồng được không ạ? Em rất lấy làm vinh hạnh vì được hợp tác cùng quý công ty ạ. Em mong sẽ sớm nhận được phản hồi ạ.
Một lần nữa em xin cảm ơn ạ.
Faithfully,
Nguyễn Thị A."
Đếm sơ sơ đã có tận 7 từ "ạ" trong một đoạn email ngắn như vầy rồi. Đồng nghiệp mình shocked luôn vì không ngờ làm việc mấy năm trời mà vẫn mắc lỗi low-level như này. Ban đầu mình còn cãi lại là câu chữ trong email phải thật lễ phép, nên thêm kính ngữ "Dạ" hay "ạ" là điều dễ hiểu mà. Nhưng sau khi nghe giải thích, mình mới vỡ lẽ ra mình sai ở đâu.
Lý do không nên nhồi nhét quá nhiều từ "ạ" vào email:
1. "Ạ" là văn nói, không phải văn viết chính thức
Văn nói là khẩu ngữ hàng ngày, còn văn viết là câu chữ thể hiện qua giấy tờ, văn bản chính thức... "Ạ" nghe thì có vẻ lịch sự nhưng khi spam quá nhiều thì nội dung email của bạn bỗng thành văn nói, và như vậy là thiếu tôn trọng đối phương đó. Chúng ta hay chú trọng kính ngữ mà quên mất sự chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là khi ta bày tỏ vấn đề thẳng thắn, văn minh, không cần nhiều lời "dạ", "vâng" mà người ta vẫn thấy được tôn trọng.
2. Dùng nhiều "ạ" làm mất đi tính bình đẳng trong quan hệ kinh doanh
Như trong email trên kia, mối quan hệ hai bên là ngang hàng, cùng có lợi mà. Khi dùng nhiều từ "ạ", văn phong bỗng trở nên nặng nề và mang màu sắc "van xin", kiểu như công ty Y đang phải năn nỉ bên công ty X làm việc cho mình ấy. Từ "ạ" tạo ra khoảng cách rõ rệt giữa bề trên - bề dưới, trong khi hoạt động kinh doanh thường là các mối quan hệ bình đẳng, cùng phát triển cơ mà.
Thử tưởng tượng đối phương sẽ nghĩ gì khi thấy ta hạ mình quá thấp? Họ sẽ thương cảm và mủi lòng ư? Không đâu nha, thương trường là chiến trường, vậy nên hãy thể hiện thật chuyên nghiệp trong vai trò bình đẳng đôi bên nhé.
3. Email trở nên dài dòng và kém chuyên nghiệp
Có thể lúc viết bạn không để ý, nhưng sau khi hoàn thành nội dung email, hãy đọc lại một lần và bạn sẽ thấy khuyết điểm ngay. Câu chữ kém chuyên nghiệp hơn nhiều, giọng văn từ trang trọng thì thành màu sắc "xin xỏ"... Kéo theo đó là vấn đề về độ dài email cũng tăng lên không cần thiết.
Ngoài từ "ạ", các bạn cũng nên nhớ viết email không nên thêm quá nhiều "Dạ", "vâng". Hợp lý nhất là chỉ để từ "ạ" đằng sau câu hỏi "được không". Ví dụ: Anh/chị có thể trả lời email trước 3 giờ chiều nay được không ạ?
Hãy nắm vững điều này để luôn là một nhân viên chuyên nghiệp, tinh tế nha các bạn!
Nguồn: kenh14.vn