KPI là gì vậy trời?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicators – nghe có vẻ fancy nhỉ? Nói cho dễ hiểu thì nó là một chỉ số dùng để đo đạc xem bạn làm việc có "xịn" không đó Các sếp, quản lý sẽ dựa vào những con số, chỉ số này để chấm điểm năng lực của từng cá nhân, team, phòng ban hay cả công ty luôn á!
Để các bạn dễ hình dung hơn về KPI, mình lấy ví dụ này nha: Giống như khi bạn đi khám sức khỏe tổng quát ấy, bác sĩ sẽ cho bạn làm một loạt test như xét nghiệm máu, chụp X-quang, đo nhịp tim, kiểm tra nước tiểu, mắt, mũi, họng... Xong xuôi thì bác sĩ sẽ ghi lại tất cả các chỉ số vào bảng kết quả rồi đưa ra kết luận về tình trạng sức khỏe của bạn. KPI cũng vậy thôi – nó đo đạc "sức khỏe" công việc của bạn đấy!
Ai được hưởng "đặc ân" áp dụng KPI?
Thật ra thì tất cả các công ty, doanh nghiệp, tổ chức đều có thể áp dụng hệ thống KPI cho riêng mình nha! KPI được dùng để:
• Đánh giá & quản lý nhân sự
• Đo lường tổng thể chiến dịch marketing (từ lên kế hoạch, triển khai đến đánh giá)
• Theo dõi các chiến dịch SEO cho doanh nghiệp
• Check hiệu suất bán hàng của team kinh doanh
KPI có bao nhiêu loại vậy?
Thực ra KPI có rất nhiều loại khác nhau, nhưng tóm gọn lại thì có 2 loại chính này thôi:
KPI gắn với mục tiêu chiến lược: Đây là những mục tiêu "khủng" liên quan trực tiếp đến tiền bạc, lợi nhuận, thị phần – những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của công ty luôn đó! Ví dụ như: phải đạt 20 tỷ/tháng, 240 tỷ/năm. Nếu fail thì có thể nhà đầu tư sẽ rút vốn, công ty phải cắt giảm nhân sự... drama lắm!
KPI gắn với mục tiêu chiến thuật: Đây là những hoạt động nhỏ nhỏ, phương pháp cụ thể để hỗ trợ đạt được mục tiêu chiến lược ở trên. Ví dụ: mỗi tháng phải kéo được 100k traffic cho website. Tuy nhiên đạt được cái này cũng chưa chắc đã đạt được mục tiêu lớn đâu nha!
Quy trình xây dựng KPI chuẩn không cần chỉnh
Mỗi công ty sẽ có hệ thống KPI khác nhau tùy theo mục tiêu và kế hoạch riêng. Nhưng vẫn có khung chung để bạn tham khảo đây:
Bước 1: Xác định ai sẽ xây dựng KPI
Người xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, hoặc đại diện các phòng ban. Điều kiện là phải có chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của công ty, đồng thời phải hiểu KPI là gì nữa nha! Ngoài ra cũng cần lắng nghe ý kiến đóng góp từ các bộ phận liên quan để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.
Bước 2: Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Khi build hệ thống KPI cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng team, phòng ban, dự án... Đừng làm mơ hồ nhé!
Bước 3: Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng người
Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu cụ thể trách nhiệm của từng vị trí – càng chi tiết càng tốt luôn!
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu
• Chỉ số của nhóm/bộ phận: Xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng team
• Chỉ số cá nhân: Được xây dựng theo tiêu chí SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn)
Bước 5: Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu
Cần có lịch trình cụ thể để đánh giá từng chỉ tiêu – có thể là hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý tùy tính chất công việc.
Bước 6: Xác định khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức điểm khác nhau, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc. Ví dụ: hoàn thành 100% được 10 điểm, 80-99% được 8 điểm...
Bước 7: Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
Dựa trên khung điểm đã định, các leader sẽ tổng kết điểm số và đưa ra kết luận. Từ đó có thể điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế!
Lời kết
Okay các bạn ơi, trên đây là những chia sẻ về khái niệm KPI cũng như những điều cần biết về chỉ số này rồi đó! Hi vọng qua bài viết này, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về KPI và biết cách áp dụng vào công ty mình một cách hiệu quả nhất nhé!
Thực ra nếu xây dựng đúng quy trình, KPI sẽ đem lại hiệu quả rất tốt trong việc quản trị doanh nghiệp đấy. Tuy ở Việt Nam việc áp dụng có thể chưa được tốt bằng nước ngoài, nhưng nếu làm đúng cách thì vẫn rất effective mà! Các bạn làm nhân sự nên tìm hiểu kỹ về nó từ bây giờ để sau này xài cho thành thục nha!
Nguồn: tinhte.vn