Nhiều sự kiện được chuẩn bị từ sớm lắm luôn, có khi vài tuần, có khi vài tháng trước ngày diễn ra. Vì vậy để chắc chắn khách mời không "quên khuấy", các bạn tổ chức nên gửi email nhắc nhở trước giờ G nha!
Thường thì những event lớn hoặc cần chuẩn bị kỹ càng sẽ lên list khách mời từ rất sớm. Một là để khách có thời gian sắp xếp lịch, hai là để BTC có kế hoạch đón tiếp chu đáo, không bị lúng túng đó
Tại sao phải gửi thư nhắc nhở khách mời?
Đảm bảo lượng khách check-in thực tế
Một sự kiện không thể gọi là thành công nếu số người đến ít hơn dự kiến nhiều quá. Khách có thể đã đăng ký từ vài tuần, thậm chí vài tháng trước rồi. Khoảng thời gian dài thế này, dễ quên hoặc mất hứng lắm!
Việc gửi email nhắc nhở sẽ giúp event của bạn luôn "fresh" trong tâm trí họ, nhắc rằng có một sự kiện cực kỳ thú vị sắp diễn ra đấy. Hơn nữa, nó giúp khách nhớ ra và kịp sắp xếp thời gian. Nhờ vậy, BTC có thể yên tâm rằng những ai đã đăng ký sẽ thực sự có mặt!
Thể hiện độ chuyên nghiệp
Việc gửi thư nhắc nhở không chỉ đảm bảo lượng khách mà còn cho thấy bạn pro lắm nha!
Thứ nhất, nó cho thấy BTC rất coi trọng sự có mặt của khách mời. Sự hiện diện của họ chính là niềm vinh hạnh với BTC đó. Buồn lắm nếu khách không đến chỉ vì... quên
Thứ hai, nó thể hiện BTC đã đầu tư rất nhiều tâm huyết vào event này. Từ đó truyền tải được message: đây là một sự kiện hấp dẫn, đáng mong chờ lắm!
Nội dung thư nhắc nhở cần gì?
Mục đích chính là nhắc nhở, nên nội dung cần ngắn gọn, dễ hiểu thôi. Thư nhắc nhở chỉ nên có thông tin cơ bản về event và giao diện thân thiện trên mobile, vì đa số mọi người đều xem qua điện thoại mà.
Vậy cần những gì để vừa đủ thông tin mà không dài dòng?
• Tên sự kiện và nội dung của sự kiện
• Ngày và giờ sự kiện (cộng với múi giờ cho các sự kiện online quốc tế)
• Địa điểm tổ chức nếu là event offline (tốt nhất là link Google Maps luôn)
• Thông tin ngắn gọn về diễn giả và những gì họ sẽ trình bày
• Lịch trình của sự kiện, đặc biệt nếu event diễn ra cả ngày
• Các thông tin hữu ích khác (thông tin địa điểm, quy tắc sự kiện, v.v.)
Gợi ý một số mẫu tiêu đề gửi mail cực hay:
• Đừng bỏ lỡ tham gia sự kiện [...]
• Nhắc bạn: [Tên sự kiện] diễn ra sau [x] ngày nữa
• Bạn sẽ tham gia [sự kiện] cùng chúng tôi [tên nhà tổ chức] vào ngày … chứ?
• Hãy sẵn sàng cho [Tên sự kiện] sẽ diễn ra vào hôm nay, ngày mai,...
Cách gửi thư nhắc nhở trước sự kiện trên Tickmi
Tickmi đã có tính năng gửi thư nhắc nhở tới khách mời rồi nè! BTC có thể dễ dàng gửi thư cho tất cả khách cùng lúc, chỉ cần soạn nội dung thôi.
Bước 1: Tại màn hình trang chủ → Click biểu tượng ảnh đại diện góc trên bên phải → Tổ chức của tôi, lúc này hệ thống sẽ chuyển đến màn hình Tổng quan thông tin trong quản lý tổ chức
Bước 2: Tại thanh menu bên trái → Chọn Quản lý vé → Di chuyển đến màn hình Quản lý mail
Tại màn hình quản lý mail sẽ hiển thị tất cả các khách mời của sự kiện bao gồm:
Các kiểu khách:
• Khách mời
• Khách của đơn hàng: khách mua vé
• Đơn đăng ký: khách đăng ký tham gia sự kiện
Các trạng thái của khách:
• Chưa phê duyệt: khách chưa được duyệt tham gia sự kiện
• Chưa check in: khách đã được gửi vé mời nhưng chưa có mặt tại sự kiện
• Đã check in: khách đã được gửi vé mời và đã check in tham gia sự kiện
Bước 3: Chọn khách mời
Tùy vào mục đích gửi thư nhắc nhở, BTC lựa chọn trạng thái phù hợp để gửi thư cho khách mời nha.
Có ba cách chọn để gửi thư nhắc nhở tới khách mời:
• Gửi từng khách mời: bạn tích chọn khách mời cần gửi thư → click Gửi email
• Gửi nhiều khách mời cùng lúc: tích chọn nhiều khách mời, gửi nhiều nhưng không phải tất cả
• Gửi tất cả khách mời cùng lúc
Bước 4: Nhập nội dung thư nhắc nhở
Tại bước này, BTC cần nhập hai nội dung:
• Tiêu đề: là tiêu đề email khi gửi thư nhắc nhở khách hàng
• Nội dung: nội dung thư nhắc nhở như Tickmi đã gợi ý ở trên
Sau đó bạn chọn:
• Gửi: hệ thống thực hiện gửi thư nhắc nhở đến email khách mời
• Hủy: hủy các thao tác vừa thực hiện, hệ thống không gửi thư nhắc nhở đến khách mời
Nguồn: tinhte.vn