Như các bạn đã biết, check in sự kiện chính là màn "first impression" đầu tiên giữa ban tổ chức và khách mời đó nha! Đây là bước đầu tiên khi khách đến dự sự kiện, giúp BTC xác nhận và chào đón mọi người. Và quan trọng hơn cả, ấn tượng ban đầu này quyết định luôn việc khách có thiện cảm với event hay không, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và đánh giá của họ đấy!
Chắc hẳn ai cũng từng bắt gặp cảnh dòng người xếp hàng dài ngoằng chờ check in vào sự kiện rồi đúng không? Thoạt nhìn thì có vẻ "đông vui", chứng tỏ event hot lắm, nhưng thực tế thì đó là trải nghiệm không ổn tí nào! Chờ lâu quá, mệt nghỉ luôn, khách mời mất hứng, độ hài lòng giảm sút và BTC cũng mất điểm về tính chuyên nghiệp trong mắt mọi người.
Hoạt động check in có liên quan chặt chẽ đến việc gửi vé cho khách mời nha các bạn. BTC chọn giải pháp check in nào thì sẽ kéo theo cách gửi vé tương ứng, công tác quản lý vé, quản lý sự kiện cũng bị ảnh hưởng theo. Vì vậy, việc lựa chọn giải pháp check in cực kỳ quan trọng, nó quyết định phần lớn chất lượng event đấy!
1. Giải pháp check in sự kiện bằng vé giấy
Ngày xưa, khi công nghệ chưa phát triển như bây giờ, đa số các BTC dùng phương thức truyền thống – check in bằng vé giấy. Lúc đó, BTC sẽ in vé mời kèm các thông tin về sự kiện, rồi gửi đến hoặc phát cho những người muốn đăng ký tham gia. Khách mời chỉ cần cầm tờ vé là vào được sự kiện.
Có thể nói, giải pháp này tuy hơi tốn thời gian, nhân lực và chi phí khi gửi vé, nhưng hoạt động check in lại khá dễ dàng – chỉ cần cầm vé qua cổng là xong. Tuy nhiên nó tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có như:
Khách mời làm mất vé: Nếu khách làm mất vé và nó bị người khác nhặt được thì ối dồi ôi, vấn đề nan giải đấy!
BTC gửi nhầm hoặc mất vé: Trường hợp nhầm lẫn từ phía BTC hoặc gặp vấn đề trong khâu vận chuyển khiến khách không nhận được vé là lỗi nghiêm trọng, mất uy tín lắm luôn!
Tốn chi phí in ấn, tài nguyên: Với sự kiện lớn, vé thường được in màu, đổ bóng, giấy chất lượng cao để đẹp mắt và bền, nên chi phí khá tốn kém. Hơn nữa, dùng vé giấy còn có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường và tiêu tốn tài nguyên – vé rơi vãi khắp nơi sau event nhìn không đẹp tí nào!
Không kiểm soát được khách mời: Vì chỉ cần có vé là ai cũng vào được, nên việc kiểm soát số lượng cũng như đối tượng khách mời không được đảm bảo, dẫn đến các sai sót trong việc đón tiếp khách VIP, đối tác quan trọng.
2. Giải pháp check in sự kiện bằng danh sách Excel
Một giải pháp cũng được nhiều BTC sử dụng là check in bằng bảng dữ liệu Excel. Lúc này, BTC sẽ chuẩn bị danh sách khách mời trên máy tính hoặc in ra giấy. Khách đến sẽ đọc tên, nhân viên check in đánh dấu hoặc lưu lại là đã có mặt. Cách này tuy giảm được chi phí in ấn và vận chuyển nhưng:
Thời gian check in quá lâu: Nhân viên phải lướt tìm đúng tên, đúng thông tin khách mời tốn rất nhiều thời gian. Khách xếp hàng dài chờ đợi, mệt nghỉ, ấn tượng về event không còn mấy tốt nữa
Nhầm lẫn thông tin: Có thể các thông tin của khách mời trùng nhau như tên giống nhau, việc nhầm lẫn rất dễ xảy ra.
Không phù hợp với sự kiện lớn: Sự kiện nhỏ có thể dùng giải pháp thủ công này, nhưng vì tốn quá nhiều thời gian và thiếu chuyên nghiệp nên không thể áp dụng cho event lớn, nhiều khách. Khu vực check in đông nghịt, event chưa bắt đầu mà khách đã mệt lử rồi!
3. Giải pháp check in sự kiện bằng mã QR qua máy quét mã vạch
Với sự phát triển của công nghệ, mã QR không còn xa lạ nữa rồi đúng không! Việc áp dụng mã QR vào cuộc sống ngày càng phổ biến vì những ưu điểm nổi bật: chính xác, nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đặc biệt đối với BTC sự kiện thì giải pháp check in bằng mã QR là tối ưu hiện nay. Tuy nhiên, giải pháp này cũng có một số điểm yếu:
Mua/thuê máy quét mã QR tốn kém: Giá trung bình của một chiếc máy quét mã QR khoảng từ 2 đến 6 triệu đồng Chi phí đầu tư cả loạt thiết bị như vậy khá tốn kém, chưa kể trường hợp máy hỏng cần sửa hoặc thay mới. Hoặc thuê máy/dịch vụ bên ngoài thì sẽ phụ thuộc vào bên cho thuê, BTC không đảm bảo hoàn toàn được các sự cố có thể xảy ra.
Vận chuyển, bảo quản máy quét và thiết bị liên quan: Máy quét mã QR có thể kết nối với hầu hết các thiết bị điện tử có dây hoặc không dây (bluetooth), tuy nhiên không phải thiết bị nào cũng giống nhau và cần thêm các dây cáp... Gây khó khăn trong việc lắp ráp, chuẩn bị thiết bị, cần người có chuyên môn. Việc vận chuyển, bảo quản các thiết bị này cũng khó khăn hơn.
4. Giải pháp check in sự kiện bằng mã QR qua điện thoại – Giải pháp tối ưu nhất hiện nay!
Có thể nói giải pháp check in bằng mã QR trên điện thoại chính là giải pháp tối ưu nhất từ trước đến nay! Giải pháp này giải quyết được tất cả nhược điểm của các phương pháp trên, chuyên nghiệp, nhanh chóng và ấn tượng, mang lại trải nghiệm mới hoàn toàn cho cả BTC và khách mời.
Đây là giải pháp check in mới nhất, phù hợp với xu hướng hiện đại những năm gần đây, thích hợp cho các BTC sự kiện ở mọi quy mô.
Với hệ thống các tính năng nổi bật giúp BTC giải quyết các khó khăn:
Gửi vé đến khách mời tiết kiệm, bảo mật: Hệ thống tự động gửi thư mời đến khách hàng qua email một cách chính xác, kèm theo mã QR dùng để check in. Với mẫu vé được thiết kế thông minh, gửi vé đồng thời cho hàng nghìn khách chỉ mất vài giây nhưng vẫn mang tính cá nhân hóa – thư mời kèm tên riêng, mã vé riêng. Việc gửi vé và mời cụ thể tên từng người thay vì chỉ gửi vé thông thường sẽ nhận được nhiều hảo cảm từ khách hàng, họ cảm nhận được sự quan tâm, chu đáo từ phía BTC!
Giảm thiểu nhiều chi phí, nhân lực: Giảm được chi phí in ấn, vận chuyển vé mời, chi phí mua/thuê máy quét mã QR. BTC chỉ cần chuẩn bị chiếc điện thoại thông minh kết nối wifi, đăng nhập tài khoản là có thể dễ dàng quét vé, check in QR cho khách mời rồi!
Check in bằng mã QR nhanh chóng, chính xác: Với hệ thống quản lý mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu check in nhanh chóng. Không còn bắt khách chờ đợi lâu, chỉ chưa đến 1 giây/vé, quá trình check in sẽ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, gây ấn tượng tốt với khách mời và góp phần nâng tầm chất lượng event!
Quản lý toàn bộ trong hệ thống: Với vé giấy, BTC cần thuê in ấn, vận chuyển; còn máy quét QR có thể nhờ dịch vụ bên ngoài, do đó có những việc, sự cố BTC không thể hoàn toàn kiểm soát. Với hệ thống này, tất cả các khâu quản lý vé, gửi thư mời, check in... được thao tác toàn bộ trên hệ thống, không cần dịch vụ bên ngoài, giảm thiểu nhiều rủi ro không đáng có!
Ngoài tính năng check in nhanh chóng, chuyên nghiệp, còn cung cấp nhiều giải pháp, dịch vụ khác giúp event trở nên ấn tượng như:
Hỗ trợ đăng ký vé: Không cần chuẩn bị, nhập liệu danh sách khách mời hay dùng ứng dụng, công cụ khác như biểu mẫu. Hỗ trợ khách đăng ký tham gia trực tiếp trên nền tảng online, BTC chỉ cần cho họ biết về sự kiện.
Quản lý khách mời: Với hệ thống quản lý mạnh mẽ và thông minh, giúp theo dõi lượng khách tham gia dễ dàng. Không lo về vấn đề bảo mật, gian lận so với cách truyền thống khi khách làm mất vé và bị người khác sử dụng.
Mua, bán vé đơn giản, an toàn: BTC bật chế độ bán vé cho phép khách hàng mua vé. Với nhiều phương thức thanh toán phổ biến như Vnpay, thẻ nội địa và tài khoản ngân hàng, thẻ quốc tế, tài khoản online... hỗ trợ khách mua vé nhanh chóng, an toàn nhất!
Quản lý cùng đội nhóm: Phân quyền truy cập đối với từng chức năng khác nhau cho các thành viên giúp việc quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
Thu thập, báo cáo thống kê chính xác: Hệ thống online cho bạn thấy những con số cụ thể nhất về quản lý khách mời, thời gian, lượt quan tâm sự kiện, báo cáo doanh thu... để BTC theo dõi và đánh giá sự thành công của event cũng như rút kinh nghiệm cho lần sau!
Vòng quay may mắn: Để tạo thêm điểm nhấn cho event, vòng quay may mắn là ý tưởng không tồi đấy! Tổ chức trò chơi nhỏ và thử sức với sự may mắn làm khán giả cảm thấy hồi hộp, tò mò, hứng thú... tạo nên không gian náo nhiệt cho sự kiện!
Gửi thư nhắc nhở và cảm ơn: BTC có thể dùng tính năng gửi thư để nhắc khách tham gia khi gần đến ngày event và gửi thư cảm ơn họ sau khi kết thúc. Những hành động tưởng chừng nhỏ này nhưng có sức mạnh to lớn trong việc gây hảo cảm với khách mời đó nha!
Một trong những nền tảng với đầy đủ đặc tính của giải pháp check in vé điện tử QR code qua điện thoại trên bạn có thể tham khảo là Tickmi – Giải pháp check in sự kiện chuyên nghiệp phù hợp với mọi quy mô. Giải pháp check in sự kiện của Tickmi giúp BTC tạo vé QR code (vé điện tử), bán vé điện tử, check in vé bằng điện thoại mà còn có rất nhiều công cụ hỗ trợ BTC tổ chức event chuyên nghiệp như tích hợp sẵn Mini game Rút thăm trúng thưởng (lucky draw), thư cảm ơn... cho tập khách hàng đã tham gia (đã check in sự kiện).
Tickmi sẽ giúp BTC gây ấn tượng với khách mời về sự chuyên nghiệp ngay từ những giây đầu tiên, từ việc gửi vé điện tử đến check in. Tạo vé điện tử chuyên nghiệp với nhiều lĩnh vực khác nhau, phù hợp với nhiều đối tượng, mọi quy mô sự kiện từ nhỏ đến lớn.
Tickmi - Giải pháp check in sự kiện tối ưu, mới nhất hiện nay để hướng tới sự khác biệt, trải nghiệm mới cho khách hàng, vé điện tử (vé qr code) ấn tượng theo thiết kế riêng, luôn mong muốn được lắng nghe và hoàn thiện để mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất!
Nguồn: tinhte.vn