Đầu tư phần mềm ERP là chuyện không đùa được đâu các bạn ơi - tốn tiền, tốn công, nhưng nếu biết cách "đu" đúng thì hiệu quả bay xa luôn! Hệ thống ERP sẽ giúp công ty bạn nâng cấp hiệu suất, chất lượng lên tầm cao mới, cắt giảm chi phí lẫn sai sót, đồng thời boost năng suất và lợi nhuận cực mạnh. Dưới đây là 10 tips giúp doanh nghiệp "max hóa" lợi ích từ ERP nha!
#1. Review lại quy trình kinh doanh trước đã
Trước khi chốt mua ERP nào, hãy dừng lại và soi kỹ quy trình hoạt động của công ty mình đi. Cái này quan trọng lắm luôn! Việc đánh giá kỹ giúp bạn biết đâu là điểm yếu cần cải thiện, để sau này còn đo lường ROI cho chuẩn.
Bước này còn giúp bạn quyết định nên tập trung vào module nào. Ví dụ: team kế toán đang loạn à? Hay phòng nhân sự cần nâng cấp gấp? Còn nếu câu trả lời là "tất cả luôn ông ơi" thì... chuẩn bị ví dày thêm chút nhé, vì giải pháp all-in-one thường sẽ "hơi đắt tí" đó!
#2. Đầu tư đào tạo nhân viên - đừng keo kiệt!
Đừng bao giờ nghĩ rằng đào tạo một lần là xong việc nhé! Đó là sai lầm lớn mà nhiều công ty hay mắc phải đấy. Nhân viên được training kỹ sẽ tận dụng ERP tốt hơn, thích nghi với update mới nhanh hơn, và quan trọng nhất - đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Khi hệ thống ERP cập nhật, nhân viên cũng phải "lên level" theo. Hãy làm việc với nhà cung cấp để setup các khóa đào tạo thường xuyên, giúp team mình luôn "bắt kịp trend" với những tính năng mới nhất nha!
#3. Data chất lượng = vua - không bàn cãi!
Phần mềm ERP quản lý luồng dữ liệu từ A đến Z. Nếu data không chuẩn, không đầy đủ hay khó truy cập thì... chơi game thôi, phần mềm trở nên vô dụng luôn!
Dành thời gian thiết kế chuẩn mực nhập liệu đi, bao gồm cách đặt tên file, cách xử lý phiên bản tài liệu. Đảm bảo mọi phòng ban đều tiếp cận được data thống nhất nha.
Thêm nữa, hãy check và "dọn dẹp" dữ liệu định kỳ để đảm bảo tiêu chuẩn được tuân thủ. Sửa data sai tốn thời gian lắm, nên làm đúng ngay từ đầu còn hơn!
Ví dụ nhé: Bạn có thấy rối không khi không biết user nhập ngày hay tháng trước trong ô "date"? Khi xuất sang Excel, bạn sẽ không phân biệt được đâu là tháng 2, đâu là ngày 2 hàng tháng đâu. Rối ộc luôn!
#4. Tùy biến ERP cho hợp "vibe" công ty
Hầu hết phần mềm ERP đều được design để phù hợp với đủ loại doanh nghiệp. Nhưng mà... mỗi công ty một vẻ mà! Custom lại cho hợp với nhu cầu riêng là cách để bạn "vắt kiệt" giá trị từ ERP đó.
Để có kết quả xịn xò, nhờ nhà cung cấp hỗ trợ tùy chỉnh nha. Một số điều có thể làm: ẩn các trường không cần thiết, bật/tắt tính năng cụ thể, thêm trường bắt buộc, v.v...
Ngoài ra, bạn có thể custom sâu hơn bằng cách dùng tích hợp và plug-ins. Hãy hỏi nhà cung cấp về các option khi kết nối với app khác hoặc cài đặt widget phù hợp nhé!
#5. Hỏi roadmap tương lai của ERP
Hệ thống ERP cũng như mọi phần mềm khác, đều phát triển từng ngày. ERP bạn dùng hôm nay có thể sẽ khác hẳn sau 5, 10, hay 20 năm nữa đó!
Hãy hỏi nhà cung cấp về lộ trình phát triển của phần mềm. Họ đầu tư R&D nhiều không? Họ có kế hoạch ra tính năng gì mới không? Họ update thường xuyên ra sao?
Một hệ thống ERP xịn không phải thứ "đứng im một chỗ". Nó phải là một hệ sinh thái sống động, liên tục phát triển và thích nghi với công nghệ mới!
#6. Tích hợp để "combo" sức mạnh
Thêm tính năng vào bộ công cụ ERP có thể cải thiện hiệu quả hoạt động đáng kể đấy! Tích hợp giúp liên kết hai ứng dụng khác nhau và cho phép chúng "nói chuyện" với nhau. Một số tích hợp sâu đến mức thông tin nhập ở app này có thể được truy cập seamless ở app kia luôn!
Các tích hợp phổ biến bao gồm: sản xuất và thiết kế, CRM (quản lý quan hệ khách hàng), SCM (quản lý chuỗi cung ứng) và WMS (hệ thống quản lý kho).
#7. App mobile - đừng bỏ qua nhé!
Giải pháp ERP hiện đại thường đi kèm app cho iOS hoặc Android. Hãy tận dụng nó, vì lợi ích nhiều vô kể luôn!
App mobile tăng khả năng tiếp cận và hiển thị cho hệ thống ERP. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin quan trọng từ xa.
Đây là cách giúp mọi người dùng ERP dễ dàng hơn - dù ở đâu vẫn có thể update thông tin hoạt động kinh doanh real-time! Làm việc remote mà vẫn "trong tay" mọi thứ, xịn chưa!
#8. Tính toán TCO (Tổng chi phí sở hữu) cho kỹ
Đầu tư ERP là chuyện lớn, nên phải tính toán TCO thật kỹ để quyết định loại ERP nào phù hợp. Phần mềm có giá cao - chưa kể phần cứng, nhân lực nội bộ, bảo trì và chi phí nâng cấp sau này.
Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh, so sánh xem thời gian và tiền bạc đầu tư sẽ mang lại hiệu quả kinh tế như thế nào cho công ty nha!
#9. Lập team đa chức năng - đông vui hơn!
Để triển khai mượt mà, hãy thành lập team gồm các bạn từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đảm bảo tất cả các mảng chính trong doanh nghiệp đều được "cover" và giúp thu thập feedback đa chiều.
Cuối cùng, tất cả chức năng mà công ty cần đều được tích hợp vào hệ thống ERP. Đảm bảo mọi phòng ban đều có người đại diện trong quá trình chạy hệ thống nhé!
#10. Đo lường ROI - số liệu không nói dối!
ROI nhận được từ hệ thống ERP xác định liệu đó có phải quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp hay không. Nó biến động theo thời gian và có thể cần điều chỉnh, theo dõi mục tiêu thường xuyên.
Nguồn: tinhte.vn