Khi mà hàng triệu đơn hàng được "chốt đơn" trong các dịp Mega Sale, phía sau hành trình giao nhận là những ca làm việc xuyên đêm "hardcore" tại các trung tâm phân loại đấy các bạn ơi!
Màn đêm buông xuống, khi phố xá dần "vắng như chùa bà Đanh", Trung tâm phân loại (SC) Củ Chi của BEST Express tại TP HCM lại bước vào khung giờ hoạt động "đỉnh cao" nhất. Những chuyến xe trung chuyển liên tục cập bến, hàng hóa được đưa xuống, quét mã và phân loại theo từng tuyến để kịp tiếp tục hành trình đến các bưu cục và người nhận.
Đằng sau nhịp vận hành "không ngừng nghỉ" ấy là sự chuẩn bị về nhân lực, công nghệ và quy trình, cùng nỗ lực của đội ngũ nhân viên đang làm việc trong những khung giờ nhiều người đã "ngủ say" rồi
Chuẩn bị kỹ càng trước "cơn sóng thần" đơn hàng
Để sẵn sàng cho các đợt cao điểm mua sắm lớn trong năm như Mega Sale 11/11 và Black Friday 27/11, ban quản lý SC Củ Chi đã chủ động rà soát năng lực vận hành từ sớm. Các yếu tố từ nhân sự, mặt bằng, thiết bị đến quy trình xử lý hàng hóa đều được "check" kỹ lưỡng để xây dựng phương án ứng phó phù hợp với từng kịch bản sản lượng.
Theo anh Nguyễn Mạnh Hà, Giám đốc SC Củ Chi chia sẻ, sản lượng hàng hóa trong các đợt cao điểm thường tăng khoảng 30 - 40% so với ngày thường, thậm chí "bay cao hơn" ở một số khung thời gian . Mức tăng này tạo áp lực "khủng" đồng thời lên nhiều khâu, từ tiếp nhận, phân loại đến điều phối phương tiện vận chuyển.
Trong môi trường vận hành cường độ cao, tốc độ xử lý không phải là yêu cầu duy nhất. Mỗi kiện hàng cần được quét mã đầy đủ, phân loại đúng tuyến, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hoặc tồn đọng tại trung tâm.
"Thách thức lớn nhất không chỉ nằm ở sản lượng tăng cao mà còn ở việc duy trì đồng thời ba yếu tố: tốc độ, độ chính xác và an toàn. Khi hàng hóa tập trung lớn trong thời gian ngắn, áp lực lên nhân sự, thiết bị, mặt bằng và phương tiện vận chuyển đều tăng. Đặc biệt, chúng tôi phải kiểm soát tốt tình trạng ùn ứ, hàng tồn và các lỗi như quên scan, phân loại sai hoặc hư hỏng hàng hóa", anh Hà chia sẻ.
Để kiểm soát các vấn đề này, Trung tâm phân loại Củ Chi tập trung vào ba nhóm giải pháp "xịn xò". Trước hết là kiểm soát sản lượng đầu vào và điều phối phương tiện hợp lý, tránh tình trạng hàng hóa "đổ bộ" cùng một thời điểm. Tiếp đến là theo dõi năng suất từng công đoạn theo thời gian thực, kịp thời điều chuyển nhân sự và xử lý các điểm "tắc nghẽn" trên dây chuyền. Cuối cùng là tăng cường đối soát và kiểm tra kỹ thuật để giảm tối đa tỷ lệ hàng tồn, hư hỏng hoặc phân loại sai, sai tuyến và thất lạc.
Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa trung tâm phân loại và hệ thống bưu cục cũng đóng vai trò "cực kỳ quan trọng". Việc thống nhất kế hoạch sản lượng, thời gian giao nhận, lịch xe và chất lượng bàn giao giúp các khâu kết nối nhịp nhàng, hạn chế gián đoạn khi lượng hàng tăng "phi mã"
Công nghệ + Con người = Combo "bá đạo"
Nhờ khoản đầu tư "triệu đô" vào các siêu trung tâm phân loại tự động như SC Củ Chi và SC Bắc Ninh, thời gian xử lý đơn hàng của BEST Express đã được rút ngắn đi một nửa, giúp hành trình giao nhận tăng tốc "đáng kinh ngạc". Đối với các bưu kiện dưới 3 kg, BEST Express ứng dụng hệ thống băng chuyền đai chéo kết hợp WCS, cho phép xử lý tới 36.000 bưu kiện mỗi giờ, trong khi thời gian phân loại mỗi kiện hàng chỉ khoảng 0,5 giây. Nhanh "hơn cả hồi hộp" luôn!
Việc ứng dụng công nghệ giúp tăng tốc độ phân loại, giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, tỷ lệ sai sót trong phân loại bưu kiện gần như bằng 0, điều mà con người khó có thể duy trì khi làm việc ca đêm hoặc lúc cao điểm mệt mỏi.
Tuy nhiên, công nghệ chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết hợp với quy trình vận hành chuẩn và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ "kịp thời như Superman" . Vì vậy, trung tâm chú trọng kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, theo dõi hiệu suất từng công đoạn và chuẩn bị phương án xử lý khi phát sinh sự cố.
Ở khâu nhân sự, lực lượng lao động được phân bổ theo từng ca và từng công đoạn, ưu tiên các vị trí có áp lực cao như tiếp nhận, quét mã, phân loại và lên tải. Trung tâm cũng bố trí nhân sự dự phòng, linh hoạt điều chuyển giữa các khu vực khi cần thiết để đảm bảo dây chuyền hoạt động "liên tục không nghỉ".
"Chúng tôi căn cứ vào dự báo sản lượng để phân bổ nhân sự theo từng ca và từng công đoạn. Quan trọng nhất là đảm bảo mỗi vị trí đều có người phụ trách rõ ràng, không để xảy ra tình trạng đứt gãy trong vận hành", anh Hà cho biết.
Những ca làm xuyên đêm phía sau mỗi đơn hàng
Tại SC Củ Chi, khung giờ từ 20h đến 2h sáng hôm sau thường là một trong những khoảng thời gian "bận rộn nhất trong năm". Khi các chuyến xe trung chuyển liên tục đưa hàng về trung tâm, đội ngũ vận hành phải tập trung "max focus" để hoàn thành các công đoạn tiếp nhận, quét mã, phân loại và lên tải theo kế hoạch. Chỉ một khâu chậm trễ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của những công đoạn tiếp theo.
Nhịp làm việc về đêm cũng đặt ra những thách thức riêng đối với mỗi nhân viên. Khi phần lớn mọi người dành thời gian nghỉ ngơi, đội ngũ tại trung tâm vẫn duy trì công việc theo lịch phân ca . Để thích nghi, mỗi người phải chủ động sắp xếp lại thời gian sinh hoạt, nghỉ ngơi và cả những khoảnh khắc bên gia đình. Có những bữa cơm phải ăn sớm hơn, những cuộc hẹn cá nhân cần "reschedule" để phù hợp với lịch làm việc, hay những giấc ngủ được tranh thủ vào ban ngày sau một đêm dài "trắng trợn".
Nguồn: techz.vn