SunBobo1010
New member
Năm 1954, cố tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã thốt lên một câu cực ngầu: "Tôi có hai vấn đề: một cái quan trọng, và một cái gấp gáp. Cái gấp gáp thì thường không quan trọng, còn việc gì thực sự quan trọng, chắc chắn không thể một chốc một lát mà xong được!"
Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày thôi, nhưng mà năng lực và khối lượng công việc của mỗi người thì lại khác biệt nhau hoàn toàn. Có người tối đến là nằm giường ngủ ngon lành, nhưng cũng có người "cày cuốc" đến rạng sáng mà vẫn còn núi việc chưa xong
Thực ra không có cách nào để "hack" thời gian hay dừng đồng hồ lại để làm được nhiều việc trong chớp mắt đâu nha! Tuy nhiên, việc thay đổi vài thói quen cũ kỹ bằng một hệ thống quản lý thời gian khoa học hơn có thể giúp bạn thoát khỏi kiếp "làm hoài không xong việc" này.
**"Làm việc năng suất hơn"** tức là phải biết chọn việc nào để làm, làm lúc nào, làm thế nào cho xong nhanh nhất. Đó là chọn đúng những task liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn và kiểm soát được tỉ lệ "đầu vào" - "đầu ra". Để làm được vậy, bạn cần trả lời được mấy câu hỏi sau đây nhé!
** Việc quan trọng vs việc gấp - đừng nhầm lẫn nha!**
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ: việc nào quan trọng nhất và là chìa khóa dẫn bạn đến đích trong thời gian ngắn nhất. Đừng nhầm "việc gấp" với "việc quan trọng" nhen! Thử nghĩ mà xem, hậu quả sẽ thảm thế nào nếu bạn ôm lấy một công việc "gấp" nhưng thực ra nó không cần thiết lắm, thay vì tập trung vào những task quan trọng hơn?
Oliver Emberton đã nói: *"Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả là hãy tập trung vào những việc thật sự quan trọng và 'tạm quên' từ 'gấp' đi!"*
Câu này chuẩn không cần chỉnh luôn! Không gì phá hủy năng suất của bạn nhanh hơn từ "gấp". Mà việc gấp còn không quan trọng nữa thì quả là một thảm họa đúng nghĩa
** Đừng để "việc gấp" làm bạn online 24/7**
Phân biệt việc quan trọng và việc gấp không hề dễ chút nào. Việc gấp luôn đòi hỏi chúng ta phải online liên tục, canh điện thoại suốt ngày. Những người có thói quen rep tin nhắn nhanh, bắt máy sau 2 giây đổ chuông vẫn hay được khen là "tập trung cho công việc", "có trách nhiệm". Nhưng thật ra đây chính là sự xao nhãng đấy!
Việc lo lắng trả lời tin nhắn của sếp, hoảng loạn vồ lấy điện thoại khi nó kêu, khiến chúng ta mất tập trung khi lái xe, khi ăn cơm. Lâu dần nó sẽ thành thói quen khó bỏ và không hề tốt như ta nghĩ.
Ngược lại, **"việc quan trọng"** là những task mà chúng ta đã lên kế hoạch rõ ràng. Để tối ưu hóa thời gian, bạn nên thường xuyên tự hỏi: "Đây là việc gấp hay việc cần thiết?". Đồng thời, giữ cho đầu óc tỉnh táo, đừng hoảng loạn vì những tin nhắn "gấp!", "gấp!" hay những yêu cầu đột xuất của sếp mà lao đầu vào những task không cần thiết.
**
Học cách nói "không"**Khi đột nhiên có một việc "từ trời rơi xuống" xen vào to-do-list của bạn, hãy tự hỏi: "Việc này có thật sự quan trọng không?". Nếu nó không hề quan trọng, và việc bạn không làm ngay cũng chẳng ảnh hưởng gì đến năng suất chung, hãy học cách từ chối nhé!
** Thế việc gì nên được ghi vào to-do-list?**
Không phải đánh răng, rửa mặt, mua quần áo, cái gì cũng liệt kê vào danh sách hàng ngày đâu nha! Bạn có thể khoe to-do-list đầy những việc lặt vặt lên Facebook để sống ảo, tuy nhiên để làm việc thật sự hiệu quả, hãy chắt lọc những việc thật sự cần thiết. Điều đó vừa giúp bạn không rối mắt trước danh sách dài ngoằng, vừa tránh bỏ sót công việc.
** Đừng đặt quá nhiều ưu tiên cùng lúc**
Khi thấy việc nào cũng quan trọng, con người ta thường có xu hướng đặt ra nhiều ưu tiên cùng lúc. Hành động này không hề cải thiện năng suất của bạn đâu. Từ từ thôi, từng chút một!
Việc gì quan trọng nhất, cần ưu tiên nhất, hãy làm buổi sáng khi bạn tràn đầy năng lượng. Nhớ là trước đó phải có giấc ngủ sâu và ăn sáng đầy đủ nha!
Chuyên gia Alan Henry của Lifehacker chia sẻ: *"Sẽ có lúc đầu óc bạn rối tung vì việc gì cũng quan trọng, hãy bình tĩnh, chia chúng thành những việc nhỏ hơn rồi đánh dấu thứ tự ưu tiên #1, #2, #3 cho từng task".*
**
Tập trung, tập trung và tập trung!**Nói thì dễ, nhưng ai chẳng có lúc cuống lên trước khối lượng công việc khổng lồ đổ vào đầu như nước trút. Hãy thở sâu, bình tĩnh, đặt câu hỏi: "Việc này có thật sự quan trọng không" và lặp lại câu hỏi đó. Đừng để những việc tủn mủn làm bạn xao nhãng khỏi công việc chính!
Tất cả những yếu tố gây mất tập trung như: chuông điện thoại, tin nhắn, tiếng ồn, mạng xã hội, đồng nghiệp nói to, 5 phút check Facebook một lần... đều phá vỡ quy trình làm việc năng suất của bạn.
Đừng coi thường, bạn sẽ nghĩ: "Nghỉ tí cho đỡ mệt rồi làm tiếp". Tuy nhiên, mỗi lần mất tập trung như vậy khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Thời gian không ngừng trôi trong khi bạn đánh mất nó vào những việc linh tinh và phải "reset" lại não để tiếp tục làm việc.
** Cẩn thận với "tội phạm" đánh cắp thời gian**
Những người thành công luôn biết cách đặt mức độ ưu tiên cho công việc. Họ tập trung, tập trung và tập trung. Để hoàn thành nhiệm vụ, họ gần như "offline", "mất kết nối" với tất cả những thứ khiến họ chậm lại.
Hãy cẩn thận với những tên trộm thời gian đội lốt "phục vụ công việc". Bàn tán lâu la quá mức với đồng nghiệp, những cuộc họp vô bổ dài dòng và lặp lại triền miên, hoặc gắn mác "gấp" một cách bừa bãi... đây chính là những nguyên nhân khiến thời gian của bạn trôi qua một cách phí phạm!
**
Bận ≠ Có giá trị**Ngay từ thế kỷ thứ nhất, triết học gia người La Mã Seneca đã vô cùng ngạc nhiên trước sự thật: quá nhiều người tự đề cao bản thân bằng cách tỏ ra bận, cực kỳ bận. Người càng bận càng "có giá" hơn những người nhàn nhã.
Trong khi đó, những người giàu có vẫn lặng thầm hối hả với công việc, kiếm thêm nhiều của cải, ngay cả ở độ tuổi mà họ xứng đáng được nghỉ ngơi.
Trong cuốn sách "Đời thật ngắn ngủi", Seneca bật mí về "nghệ thuật sống". Ông quan sát: *"Không phải đời quá ngắn, mà chúng ta lãng phí quá nhiều. Tự chúng ta cắt bớt cuộc đời, ném nó vào những việc vô bổ".*
"Đời sẽ dài, nếu bạn biết cách sử dụng", ông kết luận.
** Review và quản lý thời gian mỗi ngày**
Hãy quản lý thời gian cho thật tốt và phân phối nó một cách hiệu quả. Mỗi ngày hãy "review" danh sách công việc 2 lần. Ghi nhớ mọi cuộc hẹn, deadlines, phân tích lượng thời gian dành cho mỗi hoạt động đó, chúng đã được tối ưu chưa?
Trước khi đi ngủ, hãy lập kế hoạch làm việc cho ngày mai để bạn có thể điểm lại ngay khi đồng hồ báo thức vừa reo. Chú ý đến những "lỗ hổng" nơi thời gian bị rò rỉ và lãng phí.
**Đừng làm mình bận nữa!** Bận không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với làm việc có năng suất. Bận chỉ khiến bạn tự lừa bản thân: "Ồ ta đây thật tháo vát, nhanh nhẹn, có ích cho đời". Nhưng thực tế đâu phải vậy
Nếu bạn dành chút thời gian để đo đạc và so sánh giữa thời gian bỏ ra và khối lượng công việc hoàn thành, bạn sẽ bị shock và tự hỏi tại sao lượng giá trị mình tạo ra lại nhỏ đến thế.
Oliver Burkeman, nhà báo của BBC từng viết: *"Khi bạn bận, bạn sẽ ẩu, ra những quyết định sai lầm và quản lý thời gian cẩu thả, nhận những lời hứa không thể thực hiện, gật đầu trước những yêu cầu 'gấp' mà có quan trọng đâu! Cái ý nghĩ 'trời ơi tôi bận chết đi mất' sẽ khiến bạn còn bận hơn nữa cơ!"*
Quá nhiều người lầm tưởng bận tương đương với hiệu quả. Đừng nhốt bản thân trong tình trạng "phải trả lời ngay lập tức".
Angie Morgan, đồng tác giả của cuốn "Spark: Dẫn lối bạn đến thành công" nói: *"Đa số chúng ta không quá bận, chỉ là đang dành thời gian vào những việc chẳng cần thiết"*. Khi ai đó nói: "Tôi bận lắm", 90% khả năng họ đang thừa nhận: "Tôi chẳng biết quản lý thời gian và cũng chẳng biết cái gì cần được ưu tiên".
** Áp dụng công thức "1-3-5" cho to-do-list**
Cuộc đời là hữu hạn. Chẳng việc gì phải ôm đồm tất cả mọi việc!
Như đã nói ở trên, trước khi ngủ, hãy ôn lại công việc trong ngày và đề ra to-do-list cho hôm sau. Cố gắng viết ra những thứ bạn cần làm. Vẽ vời minh họa, bất kỳ cái gì có thể khiến bạn ghi nhớ và hứng thú hơn với công việc.
Áp dụng công thức **"1-3-5"** cho to-do-list mỗi ngày nhé! Bạn sẽ cố gắng làm xong một việc lớn, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ. Tùy theo khối lượng công việc mà những con số này có thể điều chỉnh.
Một danh sách các việc cần làm với thứ tự ưu tiên rõ ràng như vậy sẽ giúp bạn có kế hoạch rõ ràng hơn và không cảm thấy "choáng ngợp" cũng như phí thời gian dằn vặt vì "cả ngày chả được cái tích sự gì" nữa
Theo Medium
Nguồn: kenh14.vn